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Vous avez besoin d’aide pour gérer la gestion administrative de votre activité ?
De nos jours, des logiciels de facturation en ligne existent pour vous faciliter la vie. Il est important d’en choisir un bon et efficace afin de remplir parfaitement sa tâche : vous faire gagner du temps.
Découvrons en quoi consiste exactement l’utilisation d’un tel logiciel.
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Qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de facturation en ligne va vous permettre de gérer toutes vos finances lors d’un projet directement grâce à un logiciel automatique. Il existe un logiciel dédié au domaine du bâtiment qui facilite la vie des professionnels du BTP. Ce genre d’outil est idéal pour ce domaine.
La facturation électronique est en plus devenue obligatoire pour les entreprises qui travaillent pour un marché public, ainsi que pour les échanges entre professionnels.
L’outil vous permettra notamment de gérer vos devis, vos factures, avoirs, etc.
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Ces logiciels existent pour :
- Les TPE
- Les PME
- Les autoentrepreneurs
Quelle utilité dans le BTP ?
Ce type de logiciel va vous aider à concentrer tous vos suivis de chantier à un seul endroit. Ainsi, vous pourrez y retrouver l’ensemble de vos factures et dépenses sans trop de difficultés.
Vous pourrez avec cet outil adapté au bâtiment entre autres faire de la gestion de stockage, gérer tout ce qui touche aux dépenses et revenus de votre entreprise, faire des commandes à vos fournisseurs. Mais aussi, faire signer des devis par signature électronique, ou encore envoyer des documents par mail.
En réalité, ces logiciels sont extrêmement complets et vous trouverez donc tout ce dont vous avez besoin à l’intérieur pour faire fonctionner correctement votre entreprise de BTP.
Son utilisation sera l’occasion d’avoir un gain de temps considérable dans votre entreprise. Voici les bénéfices d’en utiliser un.
Réalisation de facture de situation
Le principe est simple : les paiements sont faits en fonction de l’avancée des travaux sur un chantier. Ainsi, vous ne paierez pas toutes les sommes d’un coup à la fin de votre projet, ce sera échelonné.
Ce principe vous permettra également de suivre l’avancée de vos travaux et de vos paiements en temps réel.
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La facture de situation se fait soit aux dates définies par vous et la personne qui vous paie, soit à la fin de chaque mois de travaux. Il faut évidemment que la personne qui conduit les travaux valide leur avancée avant que vous validiez la facture de situation.
À la conclusion des travaux, lorsque toutes les factures de situation ont été faites, vous pouvez faire une facture de clôture. Celle-ci doit comporter le montant HT et celui de la TVA, le reste à payer TTC entre autres.
Faciliter la comptabilité
En effet, grâce à ce genre de logiciel, vous allez pouvoir tracer les factures et toutes les conserver au même endroit. Lorsque vous avez besoin de les archiver, vous pouvez le faire dessus. Si vous en avez besoin à l’avenir, elles ne seront pas perdues.
Vous éviterez également toute erreur humaine de calcul qui pourrait fausser tout votre travail et vous pourrez effectuer vos devis avec les mentions légales directement intégrées dedans.
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Enfin, vous aurez accès au suivi en direct des paiements, et s’il y a des retards, vous pouvez programmer votre application pour générer automatiquement des rappels. C’est un gain de temps considérable.
La relation client
Grâce à cette application, vous pourrez par ailleurs gérer vos dossiers clients. Vous aurez toutes les informations nécessaires sur un client, comme ses coordonnées par exemple.
Vous pouvez même les géolocaliser.
C’est un énorme gain de temps de pouvoir trouver toutes ces informations sur un seul logiciel dédié, plutôt que de les chercher ailleurs.
Gestion de la trésorerie
Vous pourrez comparer vos dépenses et vos ventes afin de connaître votre rentabilité et vous assurer que vous n’êtes pas dans le rouge.
Le logiciel se charge d’analyser ces données et d’en faire des graphiques de comparatif dans le but de vous faire gagner du temps.
Les avantages d’utiliser un logiciel
Son utilisation sera l’occasion d’avoir un gain de temps considérable dans votre entreprise. Voici les bénéfices d’en utiliser un.
Accessibilité
En effet, ce fonctionnement par logiciel s’adapte à votre rythme de vie : Les professionnels du BTP sont souvent en déplacement sur les chantiers, et le logiciel est accessible de partout, quand vous voulez (téléphone portable, tablette tactile).
Ainsi, le suivi ne s’arrêtera pas et vous n’aurez pas besoin de vous inquiéter lorsque vous n’êtes pas sur place.
Pourquoi utiliser un logiciel certifié par l’État ?
Découvrons plus en détail pourquoi ce critère est important.
La loi de finance
La fraude à la TVA a dépassé 17 milliards d’euros pendant l’année 2015. Pour contrer ce type de fraude, l’État a voté la loi de finance en 2016.
Maintenant les logiciels ont donc des conditions imposées : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Choisir un logiciel certifié
Les entreprises qui doivent payer la TVA doivent utiliser un logiciel conforme. En général, ce sont des certifications AFNOR, organisme indépendant, qui certifient ce type de logiciel. Les logiciels auto-attestés ne sont pas certifiés alors, prenez garde à votre choix.
En effet, si votre outil n’est pas certifié et est ainsi non conforme à la loi, vous pourrez écoper d’une amande de 7 500 €, et une obligation de vous faire certifier.
